Uma empresa pode continuar optante pelo Simples Nacional e, ao mesmo tempo, ficar impedida de recolher o ICMS dentro do Documento de Arrecadação do Simples Nacional — o DAS. Essa situação ocorre quando a receita bruta ultrapassa o sublimite aplicável aos tributos estaduais e municipais, mas ainda permanece dentro do limite geral do regime.
O resultado é um enquadramento híbrido que costuma gerar dúvidas: os tributos federais continuam sendo apurados pelo Simples, enquanto o ICMS passa a seguir as regras aplicáveis aos demais contribuintes do estado. Quando a atividade envolve mercadorias sujeitas à substituição tributária, a análise se torna ainda mais cuidadosa, porque é preciso distinguir o imposto da operação própria do ICMS-ST e identificar se a empresa atua como substituta ou substituída tributária.
Erros nessa transição podem produzir recolhimentos em duplicidade, omissão de imposto, documentos fiscais incompatíveis e divergências relevantes na EFD ICMS/IPI.
Limite geral e sublimite não são a mesma coisa
O limite geral de receita bruta anual para enquadramento como empresa de pequeno porte no Simples Nacional é de R$ 4,8 milhões, nos termos da Lei Complementar nº 123/2006.
Já o sublimite corresponde ao patamar utilizado para definir se o ICMS e o ISS continuarão sendo recolhidos dentro do regime unificado. A partir de 2027, a regulamentação editada no contexto da reforma tributária também passa a considerar o IBS nessa sistemática.
No regime aplicável ao ICMS em 2026, o art. 19, § 4º, da Lei Complementar nº 123/2006 estabelece o sublimite de R$ 3,6 milhões para os estados que não adotem sublimite inferior autorizado e para aqueles cuja participação no Produto Interno Bruto brasileiro seja superior a 1%. As Resoluções CGSN nº 190 e nº 191, editadas em agosto de 2026, adaptaram a regulamentação à reforma tributária. As novas regras, com efeitos em geral a partir de 1º de janeiro de 2027, mantêm a referência de R$ 3,6 milhões, incluem o IBS e eliminam a antiga referência ao sublimite de R$ 1,8 milhão.
Para períodos anteriores, a apuração deve observar a legislação vigente em cada ano-calendário. Essa cautela é indispensável em auditorias, retificações de declarações e defesas administrativas relativas a fatos geradores passados.
Ultrapassar o sublimite não significa sair imediatamente de todo o Simples Nacional
Se a receita superar o sublimite de R$ 3,6 milhões, mas não ultrapassar o limite geral de R$ 4,8 milhões, a empresa pode permanecer no Simples Nacional quanto aos tributos abrangidos pelo regime, ficando impedida de recolher o ICMS e o ISS pelo DAS.
Em outras palavras, não se trata necessariamente de exclusão integral do Simples. Trata-se de impedimento em relação a tributos específicos.
O art. 20, § 1º, da Lei Complementar nº 123/2006 dispõe que a empresa de pequeno porte que ultrapassar o sublimite ficará impedida de recolher ICMS e ISS na forma do Simples Nacional. O momento em que esse impedimento produz efeitos depende da dimensão do excesso.
Quando o ICMS passa a ser recolhido fora do DAS?
A regra dos 20% é decisiva:
- excesso de até 20% do sublimite: os efeitos do impedimento ocorrem, em regra, no ano-calendário seguinte;
- excesso superior a 20% do sublimite: o impedimento produz efeitos a partir do mês seguinte ao da ocorrência do excesso.
Considerando o sublimite de R$ 3,6 milhões, vinte por cento correspondem a R$ 720 mil. Assim, o patamar de R$ 4,32 milhões é relevante para definir o momento dos efeitos, sem confundi-lo com o limite geral de R$ 4,8 milhões para permanência no regime.
As empresas em início de atividade estão sujeitas a limites proporcionais e a regras próprias, que podem produzir efeitos retroativos. Por isso, a data de início, o número de meses de funcionamento e a receita acumulada devem ser examinados separadamente.
O que muda na prática quando o ICMS sai do DAS?
A partir da produção dos efeitos do impedimento, o ICMS deixa de ser calculado como parcela do Simples Nacional. O contribuinte passa a apurá-lo e recolhê-lo conforme a legislação estadual aplicável aos demais contribuintes.
Isso pode exigir:
- apuração periódica de débitos e créditos de ICMS;
- recolhimento em guia estadual própria;
- adequação do cadastro tributário;
- parametrização correta do regime tributário nos documentos fiscais;
- revisão de CST, CSOSN, CFOP, NCM e CEST;
- entrega de EFD ICMS/IPI e de outras obrigações estaduais;
- manutenção de livros e controles fiscais compatíveis;
- conferência de estoque e de créditos na transição, conforme a legislação estadual;
- exclusão do percentual correspondente ao ICMS no cálculo do DAS a partir do período correto.
A empresa continua sendo optante pelo Simples para os tributos que permanecem no regime, mas sua rotina estadual passa a se aproximar da apuração normal do ICMS. Por isso, a mudança exige integração entre cadastro, emissão de notas, escrituração e apuração fiscal.
Onde entra a substituição tributária?
O ICMS devido em operações sujeitas à substituição tributária não está automaticamente abrangido pelo recolhimento unificado do Simples Nacional.
O art. 13, § 1º, XIII, da Lei Complementar nº 123/2006 determina que o recolhimento pelo Simples não exclui diversas hipóteses de ICMS devido fora do DAS, entre elas operações submetidas à substituição tributária, antecipações e outras situações previstas na legislação.
Isso já ocorre mesmo antes de a empresa ultrapassar o sublimite. Portanto, são duas regras diferentes:
- a regra do sublimite define se o ICMS próprio será recolhido dentro ou fora do Simples; e
- a substituição tributária define quem será responsável pelo recolhimento do imposto relativo a determinadas operações ou etapas da cadeia.
Ultrapassar o sublimite não faz a substituição tributária desaparecer, nem autoriza presumir que todo o ICMS-ST já recolhido deva ser cobrado novamente.
Empresa substituída e empresa substituta: por que a distinção é essencial?
Na condição de substituída tributária, a empresa normalmente adquire mercadoria cujo ICMS-ST relativo às operações subsequentes já foi retido ou recolhido pelo responsável definido em lei. Enquanto o ICMS é apurado no Simples, a receita correspondente deve ser informada de forma segregada no PGDAS-D, para que não seja incluída indevidamente a parcela do ICMS já recolhida por substituição, conforme o art. 18, § 4º-A, I, da Lei Complementar nº 123/2006.
Na condição de substituta tributária, a própria empresa é responsável por calcular, reter e recolher o ICMS-ST segundo a legislação estadual, fora do DAS.
Uma mesma empresa pode ocupar posições diferentes conforme o produto, o fornecedor, o destinatário, o estado de origem e destino e a operação realizada. Por isso, a classificação não pode ser feita apenas com base na atividade genérica da empresa.
É necessário verificar, operação por operação:
- NCM e descrição efetiva da mercadoria;
- CEST, quando aplicável;
- legislação interna do estado;
- protocolos e convênios interestaduais pertinentes;
- origem e destino da operação;
- condição do remetente e do destinatário;
- existência de retenção anterior;
- eventual hipótese de complemento ou restituição;
- CFOP e código de tributação utilizados no documento fiscal.
Ultrapassado o sublimite, a mercadoria com ICMS-ST deve pagar ICMS próprio novamente?
Não existe uma resposta única baseada apenas no fato de a empresa ter ultrapassado o sublimite.
Primeiro, deve-se identificar se a legislação considera encerrada a tributação das operações subsequentes e se o imposto foi efetivamente retido para o estado competente. Depois, é necessário separar:
- o ICMS da operação própria;
- o ICMS devido por substituição tributária;
- eventual diferencial de alíquota;
- antecipação com ou sem encerramento;
- complemento ou restituição do ICMS-ST;
- operações não abrangidas pela substituição.
O impedimento decorrente do sublimite muda a forma de apuração do ICMS próprio. Já o tratamento da mercadoria sujeita à substituição continua dependendo da legislação estadual e da posição ocupada pela empresa na cadeia.
Uma parametrização que trate todas as saídas como tributadas normalmente pode gerar duplicidade. No sentido oposto, classificar toda a receita como submetida à substituição tributária pode ocultar imposto próprio devido.
Por que surgem divergências entre CST, CSOSN e CFOP?
Quando a empresa ultrapassa o sublimite, o cadastro fiscal, o emissor de notas e o sistema contábil precisam refletir corretamente a nova situação. Se apenas um desses elementos for alterado, as informações podem se tornar incompatíveis.
Algumas falhas recorrentes são:
- manutenção de códigos próprios da apuração anterior após a mudança dos efeitos do impedimento;
- utilização de CFOP incompatível com a natureza da operação;
- indicação de substituição tributária sem comprovação de retenção;
- divergência entre XML da NF-e e registros C100 e C170 da EFD;
- escrituração de operação de revenda como industrialização, ou o inverso;
- lançamento de crédito sem documento ou amparo legal;
- ausência de segregação da receita no PGDAS-D;
- preenchimento da EFD sem correspondência com a apuração do imposto;
- erro na identificação do período a partir do qual o ICMS passou a ser recolhido fora do DAS.
Essas inconsistências não provam, sozinhas, que todo o imposto apurado é devido. Elas são sinais de que a escrituração precisa ser confrontada com as operações reais e com os documentos fiscais.
Retificar a EFD pode criar ou aumentar um débito?
Sim. A substituição de arquivos da EFD ICMS/IPI pode alterar débitos, créditos, saldos transportados e valores informados à Fazenda Estadual. Dependendo da forma como o estado constitui e cobra o crédito tributário declarado, uma retificação pode dar origem a cobrança relevante, inclusive sem auto de infração tradicional.
Por isso, a retificação não deve ser tratada como simples correção mecânica. Antes de substituir arquivos de vários períodos, é recomendável:
- preservar os arquivos originais e seus recibos;
- identificar o motivo técnico de cada alteração;
- comparar a apuração original com a retificada;
- conciliar os valores com os XML das notas fiscais;
- verificar mercadorias sujeitas à substituição tributária;
- conferir PGDAS-D, DAS, guias estaduais e declarações acessórias;
- produzir memória de cálculo por período;
- validar a data dos efeitos do excesso do sublimite;
- documentar os critérios jurídicos e contábeis adotados.
Sem essa trilha de auditoria, torna-se difícil demonstrar posteriormente se o débito decorreu de operações efetivamente tributadas ou de erro na escrituração substitutiva.
Como revisar uma cobrança decorrente da escrituração?
Uma análise consistente deve partir dos documentos primários e reconstruir a apuração. Entre os materiais normalmente relevantes estão:
- EFDs originais e retificadas, com os respectivos recibos;
- XMLs das notas fiscais de entrada e saída;
- registros C100, C170, C190, E110 e demais blocos pertinentes;
- PGDAS-D e comprovantes de pagamento do DAS;
- guias estaduais e comprovantes de ICMS ou ICMS-ST;
- relatórios de estoque;
- cadastro de produtos com NCM e CEST;
- livros e memórias de apuração;
- comunicações da Fazenda;
- relatório comparativo entre arquivos;
- legislação aplicável a cada mercadoria e período.
O objetivo não é apenas encontrar divergências formais, mas responder a três perguntas: qual operação ocorreu, quem era responsável pelo imposto e se o valor foi ou não recolhido.
O papel da análise jurídica e contábil
A matéria reúne elementos jurídicos e contábeis. A definição da incidência, da responsabilidade tributária, dos efeitos do sublimite e das medidas de defesa exige interpretação legal. A reconstrução dos arquivos, a conciliação das notas e a demonstração numérica da apuração dependem de exame técnico-contábil.
Em casos de cobrança elevada, a atuação coordenada pode ser necessária para formar prova documental consistente. Um relatório automatizado de inconsistências é útil como ponto de partida, mas não substitui, por si só, a validação dos documentos nem explica a origem econômica de cada lançamento.
Conclusão
A empresa que ultrapassa o sublimite pode continuar no Simples Nacional e, simultaneamente, ficar sujeita ao regime normal do ICMS. Essa condição exige atenção especial porque o recolhimento federal permanece no DAS, enquanto a apuração estadual passa a seguir regras próprias.
Na substituição tributária, a análise deve distinguir ICMS próprio, ICMS-ST e a posição da empresa em cada operação. Não basta considerar o regime empresarial ou o produto de forma genérica.
O cuidado mais importante é garantir coerência entre a realidade das operações, os XMLs das notas, o PGDAS-D, a EFD e os recolhimentos realizados. Quando essa coerência não existe, uma retificação destinada a corrigir o passado pode produzir uma cobrança sem correspondência com o imposto efetivamente devido.
Conteúdo de caráter informativo. A incidência do ICMS e as obrigações acessórias dependem da legislação de cada estado, da mercadoria, da operação e do período analisado.